Reduce los Costes de Tu Cadena de Suministro! VMI - Vendor Managed Inventory

Muchas veces tenemos como objetivo la reducción de costes dentro de la organización, lo cual es un objetivo adecuado. Lo que suele ser incorrecto es el planteamiento o la estrategia para la consecución de ese objetivo. Dentro de la función/proceso de Cadena de Suministro, fácilmente nos esforzamos en la reducción del precio de compra como palanca para la reducción de los costes. Esto es cierto, pero muchas veces el precio de compra es simplemente parte de los costes de aprovisionamiento, falta incluir los costes logísticos y de calidad. E incluso añadir la flexibilidad y agilidad en el suministro.

Cada día son más habituales los tiempos de entrega cortos, o incluso extremadamente cortos. Todos como consumidores lo podemos apreciar a nuestro alrededor con las estrategias de Amazon, Zara, Mango... En ciertas ocasiones, estamos dispuestos a pagar un premium por recibir los productos que compramos, en un breve plazo de tiempo. Por ello vemos proliferar servicios de entrega, que hasta hace poco parecían una utopía como las entregas en el mismo día de Amazon.Sin llegar a este extremo, la logística lo permite, pero es en muchos casos las barreras mentales que hay en las empresas las que limitan su alcance.

En el caso de la empresa, también en ocasiones estamos dispuestos a pagar un extra por un servicio con unos plazos de entrega cortos, o extremadamente cortos para el sector; llegando incluso a plantearnos el negociar un acuerdo con material en depósito o consignado (VMI - Vendor Management Inventory), para mejorar la disponibilidad y el servicio de dicho proveedor.

En una artículo anterior, explicaba los diferentes técnicas de gestión del inventario que podemos usar dentro de nuestra cadena, como pueden ser: Just In Time, Análisis ABC, Dropshipping, Cross-docking, Bulk Shipment, Back Ordering y Consigna (VMI - Vendor Managed Inventory), del que estamos hablando en este artículo.

En qué consiste

Básicamente como cliente, tener material en consigna, consiste en que el proveedor ponga a nuestra disposición en nuestras instalaciones el material y cantidad acordados, así como su reposición según consumo. Dicho material sigue siendo propiedad del proveedor hasta el momento de su uso, que pasaría a ser de nuestra propiedad y pasar a ser parte de nuestro inventario.

Cómo hacerlo

En las ocasiones en las que he negociado un suministro de materiales en consigna, la clave la he encontrado en la confianza. Es decir en la seguridad en que por ambas partes se busca el mutuo beneficio para ambas organizaciones, y no el de una sola de ellas. Seguridad, en que se va a obrar según la manera adecuada, bajo unas ciertas condiciones y de que no se va a fallar.
La confianza hay que reforzarla en función de las acciones.

Tipos de suministro

Dentro de un acuerdo de mantener material en consigna, podemos configurarlo de diferente manera:
Flujo tenso, es decir, periódicamente (semanal, quincenal, mensual...), se establecen unos stocks mínimos que debe tener el material consignado, y si bajan de ese punto, se reponen por parte del proveedor, en el lote acordado.
Rolling forecast, este método es más complejo, y supone un esfuerzo por parte del cliente, ya que implica el pasar las previsiones de consumo a semanas vista al proveedor, para que este pueda suministrar el material acorde a esas necesidades. Con ello logramos acercar más el punto de consumo al de suministro, por lo que reducimos la tensión financiera en el proveedor.
En cualquier caso, diseñemos el suministro de una u otra manera, lo que sí logramos es una mayor visibilidad de la cadena de suministro, tanto a nosotros (cliente) como al proveedor. Llegamos a una mayor integración con el proveedor.

Beneficios

Dentro de las estratégicas para conseguir un buen suministro con un coste menor está la consideración de tener stock de materia prima en consigna o depósito del proveedor, WMI (Vendor Managed Inventory). Con esto conseguimos varios beneficios:

• Reducción de los inventarios propios de la compañía, ya que ese material sigue siendo propiedad del proveedor

• Optimización del transporte, ya que los lotes de aprovisionamiento pueden ser adecuados al transporte y no a otros parámetros

• Alta disponibilidad del material, ya que al no afectar a nuestros inventarios, y por tanto inmovilizado de capital, podemos tenerlo más alto.

• Desacoplamiento del aprovisionamiento, con la disponibilidad del material para producción; ya que la recepción del material y su control de calidad no estarán forzados por la necesidad de disponer del material cuanto antes para fabricar.

Todos estos beneficios suponen una gran reducción de costes, que incluso con un buen planteamiento de la optimización del transporte y de los lotes de fabricación del proveedor, puede incluyo llegar a representar una reducción en los precios de compra.Otro aspecto en que puede surgir la duda es el proceso de facturación, cómo y cuándo se realiza. Aquí podemos plantear diferentes opciones dentro del acuerdo. Cuanto más tarde consigamos que sea dicha facturación, tendremos menores necesidades de financiación, menor será el inmobilizado (working capital) y menores serán los días de caja.

Si alguno necesitáis una modelo de acuerdo para material consignado no tenéis más que indicadme y os lo hago llegar.

Cadena de Suministro. ¿Porqué? Retos a los que se Enfrenta

¿Porqué hablamos de Cadena de Suministro (Supply Chain)? Es un término que no se ha usado con asiduidad hasta los años 90 del siglo pasado. Engloba a todos los flujos de materiales, información y dinero desde las materias primas hasta la entrega del producto al usuario final.

Es decir, si nos ceñimos a una única organización, la Cadena de Suministro, es un área transversal dentro de la misma que integra en cierta medida otras áreas verticales de la misma. Esta integración busca la eficiencia de la organización con la visión de alinear las operaciones internas hacia el servicio al cliente, reducción de tiempos de ciclo y la minimización del capital necesario para desarrollar el negocio; es decir, maximizar el rendimiento.

En especial la Cadena de Suministro integra las áreas de marketing, ventas y servicio al cliente, compras y aprovisionamiento, planificación y producción, almacenaje y distribución de los productos terminados. Incluso también integra en cierta medida al área financiera, ya que uno de los objetivos de la Cadena de Suministro debe ser reducir y optimizar el capital necesario para el funcionamiento de la organización (working-capital), mediante los cobros a clientes y pagos a proveedores, así como los inventarios de materiales.

Es decir trabajar en una organización con un diseño de Cadena de Suministro, nos lleva a una configuración por procesos, derribando los muros de la organización completamente departamental y vertical. Como si hiciésemos una evolución lógica de la división del trabajo a un objetivo común, hacia otro modelo organizativo. Es por ello que en los últimos años oímos hablar tanto de la Cadena de Suministro (Supply Chain).

Retos de la Cadena de Suministro

Además de este objetivo integrador dentro la organización, la Cadena de Suministro se enfrenta a una serie de retos, que en su óptima gestión es lo que marcará la diferencia, y hará de la organización un éxito.

La contención de costes es uno de los principales retos de toda Cadena de Suministro, en términos de precio, logística (transporte), calidad, así como flexibilidad y agilidad. Un proveedor puede ser flexible, puede fabricar un amplio rango de productos, pero no es ágil en suministrárnoslos, por lo que necesitamos ambas características.

Necesitamos visibilidad; es decir, planificación de proveedores, re-aprovisionamiento, incluso gestión de stocks en los clientes. Para ello, debemos configurar la Cadena de Suministro para que sea escalable, es decir que si el negocio aumenta, no sea necesario el incremento de recursos para mantenerlo. Para ello usaremos tecnologías de intercambio de datos, como puede ser EDI.

Debemos gestionar el riesgo, mediante la definición de un plan de contingencia (Business Continuity Plan) en caso de interrupción del suministro, o de los medios productivos. Debemos de ser capaces de retomar el servicio a nuestros clientes a la mayor brevedad posible en caso de que ocurra un desastre. Es nuestra labor tenerlo previsto.

Mediante el diseño de la Cadena de Suministro debemos satisfacer los requerimientos de los clientes, ya sean especificaciones concretas, previsiones de suministro... o cierta integración.

No debemos perder de vista que hoy en día, cualquier organización tiene una relaciones que tienen que hacer frente a la internacionalización y globalización; a los cuales no debemos tener miedo, ya que es una fuente de oportunidades, tanto de compra como de venta.

Por último, como factores que aportan valor a la Cadena de Suministro están la Responsabilidad Social Empresarial y el Medio Ambiente, aspectos que cada vez son más demandados y tenidos en cuenta por el usuario final, y que cada vez son más tenidos en cuenta desde la etapa de diseño de los productos y servicios.

Técnicas de Gestión del Inventario

La manera en la que gestionamos el inventario impacta directamente sobre la cadena de suministro, hasta el punto de poder hacer fracasar al negocio. En su base, la gestión del inventario se refiere al control del flujo de productos y servicios dentro de una organización.

Si el nivel de inventario no es correctamente gestionado, puede ser un gran peso para el cash flow, a la vez que incremente los costes de mantener esos stocks, pérdida de tiempo, así como una ineficiencia en la cadena de suministro y en el ciclo de venta, incluso con falta de servicio a los clientes y pérdida de ventas.

La gestión y optimización del inventario es una parte intrínseca del negocio, en la cual nadie quiere tener un problema, pero que en muchas ocasiones sí los hay, aunque se desconozcan. A continuación presento alguna de las técnicas de gestión del inventario que son empleadas por diferentes organizaciones, y que muchas veces la solución óptima está en el uso de varias de ellas dentro de nuestras organizaciones:

Just In Time

El método Just In Time (JIT) se centra en reducir el volumen de inventario que una organización tiene en proceso. Es considerada una técnica peligrosa ya que que compran los materiales sólo unos días antes de ser necesitados para su distribución, o uso en la línea de producción, por lo que estos llegan justo para su uso. Este método ayuda a las organizaciones a tener los stocks realmente bajos, y elimina situaciones donde materiales se acaban convirtiendo en obsoletos almacenados en la estanterías.

Para poder aplicar este método, antes de implementarlo y de cara a minimizar riesgos, es necesario conocer la demanda de consumo, incluso si esta es estacional, mantener unos buenos canales de transporte y proveedores fiables en el suministro.

Análisis ABC

Basado en el Principio de Pareto (también conocido como la regla del 80-20, nos dice que el 80% del valor de consumo se basa sólo en el 20% de los materiales). El análisis ABC es una técnica muy usada al dividir el stock que tenemos en tres categorías: A, B, y C, basadas en el número de unidades consumidas anualmente, valor de inventario, y coste significativo.

A: Productos con un valor elevado (70% del total) y pequeña cantidad (10%)

B: Productos con valor moderado (20%) y moderados en cantidad (20%)

C: Productos de poco valor (10%) y en gran número (70%)

La cuestión está en gestionar cada grupo separadamente, no todos los grupos necesitan la misma atención y recursos. Un análisis ABC permite la priorización en términos de gestión para diferentes productos en inventario, que es donde ponemos los recursos humanos para trabajar con ellos.

En el caso de productos A, deben ser controlados más detalladamente, ya que su rotación es más frecuente y continua, sin embargo, productos C, requieren una mínima atención, ya que su rotación es menor por tanto se presuponen mínimas diferencias de inventario.

Dropshipping

Con esta técnica de gestión de inventarios se elimina por completo el coste de mantener el inventario. Se basa en el acuerdo con nuestros proveedores, de transferir las órdenes de compra de nuestros clientes, directamente a ellos. Por lo tanto, no es necesario tener productos en stock, por lo que nos beneficiamos del coste de inventario, además de poder tener un ciclo positivo de cash-flow.

Cross-docking

Es una técnica similar al Dropshipping donde la regla está en no necesitar almacenamiento, costes de personal o riesgo relacionados con la manipulación de inventario. La técnica se basa en redistribuir la mercancía entrante en camiones, a otros camiones salientes sin que haya almacenamiento intermedio, o este sea mínimo.

Básicamente, esto significa que movemos los materiales de un medio de transporte a otro con mínimo almacenamiento, o incluso sin el. Son necesarias áreas donde colocar y clasificar los materiales que entran hasta que el envío está completo para su expedición. Igualmente es necesaria una red de transporte considerable para hacer que esta técnica funcione.

Bulk shipments

Este método se basa en que en casi todas las ocasiones es más económico comprar y enviar productos a granel, por lo tanto es necesaria una menor reposición del inventario, con una menor frecuencia. El envío a granel es una de las técnicas predominantes en la gestión del inventario en la industria, puede ser aplicada a productos con una alta demanda de los clientes.

La contrapartida de esta técnica es que es necesario aumentar el dinero inmovilizado, en el inventario almacenado. Esto será compensado por el ahorro en la compra de grandes volúmenes. Es por ello que al aplicar esta técnica no tendremos en cuenta la cantidad óptima de compra.

Back Ordering

Esta técnica es muy parecida a la de Drop Shipping, con la diferencia de que no transfieres las órdenes de compra de los clientes directamente a los proveedores para que ellos las entreguen.

En este caso, las órdenes de compra sí son igualmente transferidas al proveedor, pero la entrega es por parte nuestra. Sí tenemos por tanto un coste por mantener el inventario, pero ya que en cierta manera podemos añadir más valor a la cadena de suministro, el beneficio potencial es mayor.

Consigna

También conocido como VMI (Vendor Managed Inventory), en la cual parte de tu inventario de producto acabado, permanece en los almacenes de tus clientes, legalmente mantienes la propiedad del mismo, hasta el momento en el que es vendido.

Igualmente, tu como cliente puedes mantener en tus instalaciones materia prima de tus proveedores. Ellos mantienen legalmente la propiedad de esos productos, hasta el momento en el que son usados.

La clave de esta técnica, es buscar el punto ganar-ganar de ambas partes cliente-proveedor, por lo que merece una entrada aparte en la que describir mis experiencias con ella.

Cada negocio es diferente, y seguramente la mejor solución es la utilización de un conjunto de estas técnicas.

Entrevista en Logística Integral

José Gutiérrez me entrevistó para la sección Cara a Cara de la publicación Logística Integral. Revista bimensual, especializada en la gestión y optimización de la Cadena de Suministro Extendida.

En el artículo, describe parte de los proyectos que he liderado en los últimos años.

A continuación el pdf.

¿Qué Valores Debe Tener un Buen Profesional?

Ignacio Garaigorta de Induing me hizo una entrevista junto con otras personas, de la que extrajo el siguiente documento: ¿Qué Valores Debe Tener un Buen Profesional?

Buscando un cambio en el entorno profesional, un salto en competitividad y una mejora de la calidad del trabajo dentro de nuestras organizaciones. Los valores a destacar son los siguientes:

- Aptitud
- Cultura del Esfuerzo
- Compromiso
- Ética
- Educación y Respeto
- Adaptabilidad al Cambio
- Liderazgo
- Visión Global

4 Características en la Mejora de la Cadena de Suministro

¿Cómo se mantiene la mejora de la la cadena de suministro en un entorno competitivo? Es una pregunta cuya respuesta es compleja, sin una única receta, pero sí con elementos clave que provocan esa mejora, y con dos elementos clave para ello que son: talento y tecnología.

Los cambios tecnológicos están ocurriendo de una manera muy rápida, y pueden ser implantados en cualquier organización que cuente con los recursos necesarios para hacer la inversión. Al mismo tiempo, el conocimiento de la cadena de suministro se está especializando cada vez más. Para hacer un uso efectivo de ambos elementos, talento y tecnología, es necesario integrar profesionales con talento dentro de las organizaciones.

A continuación muestro unos principios que pueden ayudar a las organización a alcanzar el reto:

Entender el negocio y sus puntos competitivos

Cada vez más, los clientes ya no sólo compran por la relación calidad-precio-servicio, sino que además aprecian tanto la experiencia de compra como la de uso.

Zara, centraliza la distribución mundial de sus prendas, haciendo dos entregas semanales y rotando toda la ropa de cada tienda en un tiempo vertiginoso, despertando el interés de entrar a sus tiendas para ver lo "nuevo que hay, y qué es lo que está de moda". En los últimos años, además han añadido su estrategia de venta on-line.

Apple, consigue un halo de exclusividad sobre sus productos, creando a la vez una experiencia de usuario e integración únicos. Mantienen un nivel de secretismo extremo sobre sus nuevos desarrollo y sobre toda la cadena de suministro.

Amazon, se ha convertido en el gran proveedor on-line de todo tipo de productos, entregándolos en un tiempo record, a la vez que está añadiendo todo un ecosistema de consumo entorno a el mismo.

La estrategia en la cadena de suministro debe estar alineada con el modelo de negocio, y de esta manera, ser un elemento clave de su competitividad.

Usar las herramientas y tecnología adecuados

En no pocas ocasiones, intentamos "matar moscas a cañonazos", debemos adecuar las herramientas y tecnología a la dimensión del reto, y debemos hacerlo cuanto antes. Si no somos ágiles y flexibles, algún competidor lo será, e incluso dejaremos de ser competitivos en el mercado.

Muchas veces la tecnología es la automatización de los procesos de producción, y la herramienta, es el análisis de los flujos de materiales para la optimización del proceso. En otros casos, puede llegar crear nuevas vías de comunicación con los clientes o usuarios finales de nuestros productos.

Promover la integración y coordinación

Fomentar la colaboración con nuestros proveedores y clientes, puede redundar en costes inferiores tanto en necesidades de inventario y costes logísticos menores. Es decir, mejora de la cadena de suministro.

No trabajar en este sentido nos puede llevar a decisiones erróneas, con alto coste, no percibido ni valorado por el cliente final, y por lo que no está dispuesto a pagar.

Se debe analizar la cadena de suministro desde los proveedores de nuestros proveedores, hasta los clientes de nuestros clientes, es decir, la cadena de suministro extendida. Es por ello, que nuestro nivel de influencia debe estar incluso fuera de nuestra propia organización, y debemos conseguir su optimización.

Incorporar personas con talento

Son las personas con talento las que consiguen que las ideas se conviertan en resultados. El talento no tiene nada que ver con tener el mejor expediente académico, pero sí en lograr que las cosas se hagan sin tener autorizad jerárquica directa.

Personalmente soy un férreo defensor de que la ventaja competitiva está en las personas y su talento, ya que la tecnología se puede adquirir. En cualquier caso, para mantener una cadena de suministro competitiva, es necesario invertir en ambos a largo plazo, desarrollándolos adecuadamente.

Cantidad Óptima de Compra (EOQ - Economic Order Quantity)

Muchas veces nos encontramos con la situación de conocer el lote óptimo de compra recurrente de un producto. Determinar la cantidad optima a comprar (EOQ - Economic Order Quantity) no es sencillo, para ello hay que tener en cuenta diversos parámetros como: tiempo de aprovisionamiento, demanda interna, coste logístico, escandallo de precios...

En cualquier caso, sí es posible determinar un óptimo matemático, que puede ayudarnos en la toma de decisión. Los primeros trabajos sobre el cálculo de la cantidad óptima de compra parten de principios del siglo XX, por lo que no es un problema al que nos enfrentemos ahora.

Para el cálculo teórico, debemos hacer una serie de suposiciones:

• La demanda es continua y constante
• El proceso es indefinidamente continuo
• No hay restricciones para la compra, en términos de cantidad y capacidad de almacenamiento

También asumimos que el reaprovisionamiento es instantáneo, no están permitidas las roturas de stock y los costes son independientes del tiempo y de la cantidad.

Con estas suposiciones la cantidad óptima de compra se calcula con la siguiente expresión:

La cual si representamos gráficamente, tiene el siguiente aspecto:

En la gráfica observamos la cantidad óptima de compra que corresponde con el mínimo de la curva. Este óptimo ha sido calculado con las suposiciones anteriores, normalmente hay 2 de estas suposiciones que raramente se cumplen, la primera es que la demanda no suele ser ni continua, ni constante, y la otra suele ser que los costes sí suelen variar por la cantidad comprada. 

Estas variaciones sobre las hipótesis tomadas para el cálculo matemático, son las que deberemos tener en cuenta para estimar correctamente el óptimo en cada caso particular. Ya que la decisión que tomemos, seguro que dista bastante del óptimo matemático calculado.