Para que una reunión sea eficaz, debe contar con un trabajo previo, que quedará reflejado en la convocatoria. La convocatoria debe constar de unos aspectos claves: hora, lugar de la reunión, duración, asistentes, documentación y el punto más importante, objetivo.
Antes de convocar una reunión debemos pararnos a pensar si realmente es necesario reunir a un grupo de personas, con el coste que ello implica, para alcanzar el objetivo que deseamos alcanzar con la reunión.
Tampoco es bueno irse al otro extremo, en el que hay organizaciones en las que las personas que la integran, sólo interactúan por medio del correo electrónico. Este tipo de comunicación da lugar a numerosas equivocaciones y a organizaciones impersonales; y no olvidemos que las organizaciones las forman las personas. El email es un método de comunicación asíncrono, que bien utilizado es indiscutiblemente útil, pero que es del todo impersonal.
Todos conocemos estos elementos, también todos tenemos en mente organizaciones en las que no se suelen hacer reuniones lo más eficaces posible. La manera de comenzar una reunión de trabajo, debe ser planteando el objetivo de la misma e indicando a cada asistente qué se espera de su participación. Como finalización de la reunión, es interesante hacer un resumen de la misma, así como un repaso de las decisiones y acciones acordadas, con los responsables asignados a las mismas y plazos de cumplimiento.
Si queréis consultar más información indico un blog que recomiendo, escrito por Eva Cantabella, dedicado a las Reuniones Eficaces.